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Optimisez vos systèmes d’informations financiers (ERP/EPM/BI)

Durant la phase de diagnostic vous avez sûrement identifié des problèmes ou améliorations qui ne pouvaient être résolus sans investir dans des systèmes plus performants. Ceci afin de permettre à votre business de gagner en productivité par rapport aux objectifs définis. C’est le moment de se concentrer sur ces derniers.

Les différents types de systèmes d’informations financiers à votre disposition :

Si vous êtes une jeune PME, la première étape sera souvent de migrer d’un logiciel comptable basique vers un ERP (Enterprise Resource Planning), qui vous offrira une multitude de nouvelles fonctionnalités pour mieux gérer votre business au quotidien.

Si vous êtes une PME plus mature, votre objectif sera alors de changer/migrer votre ERP actuel vers une version s’alignant mieux avec vos nouveaux objectifs stratégiques.

Enfin si vous êtes une ETI avec plusieurs filiales ou agences, vous avez des problématiques de consolidation que votre ERP ne sera pas à même de traiter.

Si vous ne voulez pas faire cela sur excel, il vous faut investir dans un système de consolidation, reporting et planning efficient. Ce type de systèmes s’appellent EPM (Enterprise Performance Management).

Privilégiez un système unique en plus de l’ERP qui alliera :

  • La rigidité nécessaire à votre consolidation statutaire
  • La flexibilité requise pour gérer aux mieux vos prévisions budgétaires et reporting à la direction

La bonne méthode pour implémenter vos systèmes d’information financiers :

1. Définir la future équipe d’implémentation 

Commencez par vous poser les questions suivantes :

• Avez-vous les compétences en internes pour gérer ce type de projet ?

• Devez-vous libérez du temps de certaines personnes clés en assignant une partie de leurs tâches quotidiennes à d’autres personnes ?

• Devez-vous recruter de nouvelles compétences en interne ou préférez-vous travailler avec des consultants pendant la durée du projet. Ceux-ci vous aideront à organiser vos besoins en interne et gérer les relations avec le fournisseur de la future solution choisie.

2. Planifier votre projet:

Une fois l’équipe définie, il faut continuer par établir la planification du projet en indiquant les principaux livrables à fournir et les délais pour chacun d’eux.

Définissez-les en commun avec l’équipe tout en vous assurant d’un objectif réaliste mais ambitieux en termes de délais. En étant partie prenante de la décision ils se sentiront concernés et chercheront par conséquent à tenir les délais.

Trouvez ci-dessous un exemple de planification ambitieuse pour un projet de mise en place d’un ERP global pour une multinationale de taille moyenne (1000 à 5000 employés répartis sur 10 à 20 filiales opérationnelles) :

  • Définition des besoins et cahier des charges de la solution                          1 à 2 mois
  • Sélection du fournisseur/ERP                                                                             1 mois
  • Analyse des écarts entre la solution standard et les besoins                         1 à 2 mois
  • Développement de la base commune à toutes les unités                               1 à 3 mois
  • UAT (tests) et formation des principaux utilisateurs                                     1 à 2 mois
  • Déploiement du premier pilote                                                                           1 à 2 mois

Donc en fonction de l’étendu de votre projet, vous pouvez raisonnablement lancer votre premier pilote 6 à 12 mois après avoir constitué votre équipe projet.

La suite des déploiements dans les autres entités dépendra principalement de la charge de travail que vous vous imposerez.

3. Etablir un cahier des charges précis de vos besoins :

L’équipe projet doit planifier des réunions avec les différents responsables de département (finance, opérations…) pour identifier les principaux problèmes qui font perdre du temps ou de l’argent à l’entreprise. Il est conseillé d’interroger au niveau de chaque service l’expert qui utilise le système plutôt que le responsable à moins qu’il ait une très bonne vision du travail quotidien de son département.

Demandez leur de répondre aux 4 questions suivantes :

• Citez les 5 principaux services que votre département fourni à l’entreprise ?

• Citez 5 problèmes que votre département rencontre au quotidien ?

• Citez 5 tâches qui devraient être automatisées

• Citez 5 avantages comparatifs que votre département doit délivrer dans le futur.

Sur la base de ces réponses, établissez votre cahier des charges en utilisant la méthodologie MoSCoW pour prioriser parmi les nombreux besoins.

Enfin gardez en tête que la règle d’or pour toute implémentation réussie d’un ERP, n’est pas d’automatiser le maximum de tâches manuelles, ni de reproduire tous vos anciens processus dans le nouveau système. La clé d’une implémentation réussie passe par la remise en cause de tous les processus actuels dans l’unique but de rechercher le processus le plus optimisé dans le nouvel ERP.

Dans le cadre d’une implémentation multisites (filiales-agences), commencez par imposer un même langage à travers chaque site (plan comptable et axes analytiques communs). Cela vous fera gagner beaucoup de temps au quotidien dans vos communications et analyses d’information. Vous serez aussi déjà prêt en cas de mise en place future d’un centre de services partagés si le volume et la taille gérés par votre organisation deviennent suffisants. 

Cas pratique :

Dans le projet mentionné ci-dessus que nous avions déployés en 9 mois, nous avions même été jusqu’à imposer à toutes nos filiales à travers le monde (Latam, Europe, Afrique, Asie) le même plan comptable en anglais pour la saisie de la comptabilité. C’est possible !!! Et cela facilite la gestion de vos équipes du centre de services partagés.

N’hésitez pas à contacter l’équipe OYFD Finance et nous nous chargeons de cette tâche pour vous.

La réussite de votre projet ERP dépendra principalement de votre niveau de maturité sur ces 3 points. Si vous êtes clair sur ce que vous voulez et pourquoi vous le voulez dès le départ vous saurez choisir la bonne solution et le bon fournisseur.

Mise en place de logiciel de consolidation, reporting, planning (EPM)

Ce dont vous avez besoin ici est d’un système qui vous donnera la flexibilité d’incorporer de nouvelles acquisitions, et vous permettra de sortir vos états financiers consolidés (calcul du CTA et éliminations interco), votre reporting mensuel ainsi que vos prévisions budgétaires. Votre système doit pouvoir consolider/intégrer l’information de différents systèmes s’il le faut comme le ferait un outil BI standard comme Qlikview.

Cherchez avant tout des systèmes qui vous offrent une certaine autonomie pour dépendre le moins possible de développeurs, au moins pour toute la partie de création de votre reporting. Personne mieux que vous ne sait quelle information vous voulez voir, donc formez au sein de votre département financier un profil à mi-chemin entre l’IT et la comptabilité / contrôle de gestion qui sera responsable de mettre à jour vos rapports dans le temps.

La mise en place d’un projet de consolidation se fait généralement en moins de 3 mois. Comptez 1 à 3 mois de plus pour développer toute la partie reporting et planification budgétaire.

Pour une revue plus complète de mise en place d’ERP/EPM, nous travaillons sur de nouveaux livres blancs :

• Guide d’implémentation d’un ERP – Best practices

• Guide d’implémentation d’un EPM – Best practices

En attendant nous vous livrons un graphique indiquant la structure que vous devez adopter pour vos systèmes d’information financiers entre :

• ERP

• Consolidation

• Reporting mensuel/annuel

• Planification budgétaire

Etape 5 : Mettez en place un Centre de Services Partagés

Finance systems architecture
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